档案馆现有专职档案工作者8人，其中具有高级职称3人，中级职称3人。学校档案工作实行部门归档制度，现有立卷单位51个，兼职档案工作者80余人。负责全校党群类、行政类、教学类、科研类、产品生产类、基本基建类、仪器设备类、出版物类、外事类、财会类等十大类档案的管理工作。1996年通过了江苏省省教委组织的达标评估，档案管理工作达到省部级标准。

学校档案管理规章制度齐全，主要有《南京信息工程大学档案工作规范》、《档案室岗位责任制度》、《档案借阅制度》、《档案库房管理制度》、《档案安全保密制度》、《档案统计制度》、《档案销毁鉴定制度》等等，确保档案工作有章可循，依法治档。

档案馆总建筑面积1800平方米，主要配有ibm专用服务器二台、计算机十台、复印机一台、扫描仪六台。档案事业经费专款专用。

档案馆重视馆藏档案的开发利用工作，紧紧围绕学校工作重点，积极为教学、科研及党政管理工作服务，为学校更名论证、本科教学水平评估、党建评估、校友活动等以及校史、年鉴编撰和画册编辑提供数据、图片和文件材料，为校友出具学历、成绩证明提供凭证和依据。

档案馆抓住数字化校园建设的机遇，充分利用室藏资源，把档案信息资源开发和利用作为学校信息建设的一个重要窗口，成效显著。2004年，引进“南大之星”档案管理网络系统，学校档案工作基本实现计算机化、网络化管理。2006年，档案管理系统与校园门户网实现数据集成，提供案卷目录的查询服务。2007年11月，开通“档案信息门户网”。2008年自主研制的“学位论文远程提交与检索系统”、“学生成绩翻译系统”获国家计算机软件著作权，并投入实际使用。2009年4月，开通了“档案信息查询服务平台”，实现了现行公文、历年获奖证书、历年毕业照、历年案卷目录、历年学籍信息、学历认证、硕博士学位论文等11类档案资源的在线查询。2009年10月，完成了档案信息门户网的改版升级工作，在原有的基础上，对网站的栏目作了较大的调整和改进，突出档案的服务理念，截止2011年9月，网站访问量突破十三万人次，每天访问量达百余人次。

档案馆将以科学发展观为指导，强化主动意识、服务意识，创新思想、扎实工作，本着“以贡献求支持，以服务求发展”的理念，紧紧围绕学校的中心工作，积极推进档案信息化、数字化建设，为学校各项工作的开展和档案事业的发展做出应有的贡献。